Tillbaka till kontoret – det här gäller för dig som arbetsgivare

Restriktionerna är borta och efter 19 månaders pandemi kan vi nu återvända till kontoret. Men vad är det egentligen som gäller? Har du som arbetsgivare rätt att bestämma var dina medarbetare ska utföra sitt arbete, och hur hanterar man de som inte är vaccinerade? Vi guidar dig rätt i djungeln av rättigheter och skyldigheter. 

Som hyresgäst hos Castellum är du och dina medarbetare viktiga för vår gemensamma hälsa, arbetsglädje och framgång. Därför har vi med hjälp av arbetsrättsjuristen Per-Niclas Aurell från Almega och vår egen HR-expert Martin Läckström satt samman 14 viktiga punkter som arbetsgivare bör känna till och tänka på för att återgången till kontoret ska bli en lyckad nystart för alla inblandade.

  1. KONTORET ELLER HEMMA: Många längtar tillbaka till kontorets goda kaffe och gemenskap – men inte alla. Kontoret är huvudarbetsplats i de allra flesta kontorsverksamheter. Som arbetsgivare har du rätt att besluta om en återgång till kontoret och hur den ska gå till. Detta sker bäst i nära samråd med medarbetare och eventuellt skyddsombud.
  2. FLEXIBILITET: Den kanske största lärdomen från pandemin är att flexibilitet funkar – för det mesta. Men ditt ansvar som arbetsgivare är inte tänjbart. Det styrs av lagar och avtal där du har ansvar för att dina medarbetare har en god arbetsmiljö även på distans eller hemma. Som arbetsgivare är det viktigt att vara tydlig med vad man menar med flexibilitet.
  3. TVINGAT HEMARBETE: När pandemin började uppstod ett nödläge som gjorde det möjligt att låta medarbetare jobba hemifrån. När restriktionerna nu upphävts kan arbetsgivare inte beordra hemarbete annat än undantagsvis. I grunden handlar det om vad som står i anställningsavtalet.
  4. SKYNDA LÅNGSAMT: Håll huvudet kallt och inte bara rusa på. En stegvis återgång är att föredra i de flesta fall. Det minskar dramatiken och ger utrymme för ”debriefing” och att lära känna gamla och nya kollegor igen. Dessutom minskar risken för smittspridning.
  5. JOBBA TILLSAMMANS: Ledningen har det övergripande ansvaret, men bäst resultat uppstår i samspel mellan chefer och anställda. Lyssna på dina medarbetares tankar och idéer, var lyhörd och ta vara på lärdomar som gjorts under pandemin. Och kom ihåg att vi-perspektivet alltid vinner över egennyttan.
  6. KOMMUNICERA MERA: Tydlig och löpande kommunikation skapar trygghet och gemenskap. Raka rör och högt i tak är en vinnande kombination. Berätta om företagets linje, beslut som tagits, varför och på vilka grunder - och lyssna noga på medarbetarnas synpunkter.
  7. HANTERA ORO FÖR SMITTA: Det finns medarbetare som är rädda för att bli smittade när de går tillbaka till kontoret. Som arbetsgivare måste du tillhandahålla en hälsosam arbetsplats. Ingen kan garantera ett helt riskfritt kontor, men alla måste göra en löpande riskanalys. Det ingår i arbetsgivarens ansvar med systematiskt arbetsmiljöarbete.
  8. HÅLL UT OCH HÅLL RENT: De flesta företag har blivit duktiga på insatser kring städning, hygien och ventilation. Vi har lärt oss tänka på avstånd och lokalernas möblering. Fortsätt på den vägen. Allt som förebygger fortsatt smittspridning skapar en trygg arbetsmiljö för alla medarbetare.
  9. STANNA HEMMA VID SYMPTOM: En av Folkhälsomyndighetens käpphästar genom pandemin har varit att stanna hemma om man känner sig krasslig. Det är redan djupt rotat i folksjälen och den allmänna toleransen mot sjuka medarbetare kommer att vara noll i lång tid framöver. För ovaccinerade gäller dessutom fortfarande restriktioner från Folkhälsomyndigheten.
  10. VACCINATIONSKRAV: Det kan vara relevant inom t.ex. vård och skola, men vår bedömning är att det inte är rimligt att kräva att samtliga medarbetare på ett kontor är vaccinerade. Det bör snarare avgöras utifrån vad verksamheten och arbetsuppgifterna kräver. Som arbetsgivare kan du uppmuntra och underlätta för medarbetare att vaccinera sig. Du är också skyldig att pröva om en eventuell vaccinvägrare kan omplaceras om arbetsuppgifterna så kräver eller om arbetsgivaren inte annars kan garantera en säker arbetsplats.
  11. HUR HANTERA OVACCINERAD: Om en grupp medarbetare skulle uttrycka att man inte vill arbeta tillsammans med en utpekad ovaccinerad person är du skyldig att ta det på allvar. Rädsla och oro är i sig är en arbetsmiljörisk. Men återigen är det arbetsgivarens bedömning som gäller. Oroliga medarbetare kan ta frågan via sitt skyddsombud.
  12. SUNT FÖRNUFT OCH DIALOG: De flesta situationer kan lösas genom ömsesidigt konstruktiva samtal mellan chef och medarbetare. Sammanfattningsvis handlar det om att följa arbetsmiljölagstiftningen, och att ha en genomtänkt plan för både praktiska frågor och mjuka värden.
  13. VAR RÄTT OCH VIS: Det är skillnad på att vara rättvis, och att vara rätt och vis. Rättvist kan till exempel vara att en medarbetare får den utrustning som hen behöver för att göra sitt jobb på bästa vis. Det betyder inte att alla andra ska få samma utrustning om de inte behöver den. Men det är viktigt att du hanterar dina medarbetare rätt och med vishet.
  14. KONTORETS GULDLÄGE: Sist men inte minst. Se återgången till kontoret är en möjlighet att lämna gamla hjulspår och signalera nystart. Utnyttja detta ”window of opportunity” för att göra arbetsplatsen smartare, effektivare, trevligare, roligare, lönsammare (eller vad som behövs i just din organisation).

Tveka inte att kontakta ditt lokala Castellumkontor om du har frågor och funderingar kring hur ni kan anpassa era lokaler till era nya behov.