Referencemærkning af leverandørfakturaer

Der findes mange ejendomme og selskaber i Castellum koncernen. Derfor har vi rutiner for behandling af leverandørfakturaer. Vi beskriver her, hvordan disse fungerer: Ved at følge rutinerne undgår du som leverandør, at fakturaerne afvises og tilbagesendes til dig for komplementering af oplysninger og formater.

Obligatorisk referencemærkning


Når du fakturerer til os, er det vigtigt at fakturaen:

  1. Er udstedt til det rigtige selskab
  2. Har korrekt referencemærkning

Hvis ovenstående information mangler eller ikke stemmer, er der risiko for at din betaling forsinkes og der skal udstedes ny korrekt faktura.

Alle leverandørfakturaer skal påføres et referencenummer i feltet ”jeres reference”. Referencenummeret angiver, hvilken ejendom fakturaen vedrører. Den hos Castellum, som er bestiller, skal altid angive et referencenummer. Mangler du et referencenummer, da kontakt venligst den som har foretaget bestillingen og anmod om referencenummeret.

Eksempel på hvordan referencemærkning ser ud:

Ejendomsnummer: 302005 (Kay Fiskers Plads 5)

Korrekt selskabsnavn

Vores koncern består af ca. 300 selskaber. For at vi skal kunne efterleve bogføringsloven samt moms- og skattelovgivningen er det vigtigt, at du som leverandør udsteder fakturaen til den korrekte juridiske enhed i Castellum.

Fakturaer, som mangler korrekt selskabsangivelse vil blive returneret for korrekt/komplet selskabsangivelse, idet vi ikke kan gennemføre leverandørregistrering og betaling i vores bogførings- og betalingssystem.

Betalingsvilkår

Vi accepterer 30 dage netto på vores leverandørfakturaer. Eventuelle morarenter og gebyrer, accepteres iht. rentelovens regler. Hovedreglen er, at vi ikke betaler gebyrer, med mindre der er udarbejdet særskilte skriftlige aftaler herom. Standardbetingelser om gebyrer i leverandøraftaler, betragtes ikke som særskilte skriftlige aftaler.

Faktureringsadresse

Vi modtager ikke papirfakturaer. Har du ikke mulighed for at sende din faktura som e-faktura, kan du midlertidigt sende den via mail til faktura@castellum.dk. Vi modtager alene fakturaer på denne mail som tif. eller pdf. filer. Fakturaerne skal endvidere angive:

(Korrekt selskabsnavn og adresse.)
(Dertil koblet FE nummer = CVR-nummer.) Skal angive således: FE-00550044

Referencenummer – se ovenfor.

FE-nr. finder du i linket: Region Öresund (PDF document, 159 kB)

E-fakturaer

Vi modtager helst fakturaer som e-fakturaer. Uanset forudsætningerne i eller størrelsen på jeres virksomhed, findes der enkelte metoder og tjenester tilgængelige, for at sikre en smidig overgang til e-fakturering. Vi håber naturligvis, at den nye proces med e-fakturering ikke medfører større forstyrrelsen i jeres virksomhed, men derimod letter jeres faktureringsarbejde.

Har du spørgsmål, er du alltid velkommen til at kontakte vores kontor via kobenhavn@castellum.dk / +45 72 34 46 00, eller vores fakturapartner/EAN operatør InExchange +46 500-44 43 60.

Du som allerede har funktionen og kan sende elektronisk;

Kontakt jeres operatør, de vil have brug for information om vores EAN-koder (GLN, på svensk). EAN (GLN) er et nummer oprettet af vores e-faktura partner InExchange for vores virksomheder/selskab.

Liste over vores selskaber og oplysninger finder du i linket: Region Öresund (PDF document, 159 kB)

Du som ikke allerede har en service der håndterer fremsendelse af e-fakturaer

Hvis du vil oprette forbindelse til NemHandel for at sende elektronisk, skal vi bede om, at I kontakter vores VAN-operatør InExchanges danske samarbejdspartner Sproom, for at finde ud af, hvordan du begynder at sende din e-faktura.

Tel: +45 88 20 20 40
E-mail: sales@sproom.net
Du kan læse mere om forskellige løsninger på Sprooms hjemmeside, www.sproom.net

Castellum tilbyder også dig, der ikke har et forretnings- eller regnskabsprogram, mulighed for at, manuelt registrere og fremsende gratis e-fakturaer til os (op til 100 stk per år). Alt du behøver findes i linket: Til InExchange Web