Gå till huvudinnehåll

Vad betyder beläggningsgrad? Och varför borde du mäta det?

Matilda

Sensor på en vägg

Vill du forma en flexibel arbetsplats som möter dina medarbetares behov? Då ska du förkovra dig i beläggningsgrad – måttet som ger dig underlag på hur du planerar smarta och effektiva ytor på kontoret.

"Teknikens framsteg och post-pandemins normförskjutningar har förändrat hur vi ser på våra arbetsplatser. För att kontor ska ses som moderna idag förväntas de vara flexibla och anpassade för medarbetarnas behov.", säger Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på Castellum. 

"Men innan du sätter någon vid ritbordet för att skissa fram nya planlösningar bör du undersöka ditt nuvarande kontor ordentligt. För precis som när du målar om är förarbetet A och O. Ett bra första steg är att mäta hur kontoret används idag – närmare bestämt vilken beläggningsgrad kontorets olika ytor har."

Vad betyder ”beläggningsgrad”? Och hur mäter man det?

"Kort och gott handlar det om hur vi nyttjar våra kontor. Vi mäter det med hjälp av sensorer som känner av hur många personer som befinner sig på en plats. Om exempelvis 50 av 100 medarbetare är på kontoret kommer sensorerna visa en beläggningsgrad på 50 procent.", förklarar Heléne Lidström.

"Men det intressanta är att se var i kontoret medarbetarna befinner sig, hur kontoret används och vad det säger om medarbetarnas behov. På så vis får vi ett bra faktaunderlag till hur vi kan optimera arbetsplatsens olika ytor på bästa sätt."

Vad får organisationer ut av att mäta beläggningsgrad? 

1. Insikter om hur kontoret används

"Genom att mäta beläggningsgraden ser du vilka ytor som medarbetarna använder när de är på kontoret. Mätningarna kan visa att skrivborden används väldigt lite, medan mötesrummen ofta är överbokade. När vi vet hur mycket kontorets olika ytor och rum används, vet vi också vilka ytor vi kan omfördela och prioritera."

2. Förståelse för medarbetarnas behov

"Mätningarna avslöjar en hel del om vad medarbetarna behöver. Ser vi att mötesrummen ofta ockuperas av 1-2 personer indikerar det på att medarbetarna behöver fler, men mindre, avgränsade fokusytor. Platser där de kan arbeta ostört, antingen ensamma eller i mindre grupper."

"Förutom beläggningsgrad kan vi också titta på nyttjandegraden. Om ett mötesrum för 10 personer används av 1 person är visserligen rummet upptaget, men endast med en nyttjandegrad på 10 procent"

3. Data att presentera för ledningen 

"Data och statistik väger tungt. Det är ett utmärkt underlag att presentera för ledningen. Dessutom blir det lättare att argumentera för fler individuella fokusrum, ökad flexibilitet och fler samarbetsytor om det finns data som underbygger det. Det blir lättare att få med sig alla om man har fakta att kommunicera och förankra i organisationen."  

4. Underlag till en dimensioneringsplan 

"För att ta fram en dimensioneringsplan – en plan över hur kontorets ytor ska användas och fördelas – behöver vi förstå vilken roll kontoret spelar idag, och vilken roll kontoret ska spela om fem år. Där kommer ledningens kunskaper om verksamhetens riktning in. När vi kompletterar data om beläggning med en behovsanalys och organisationens nuläge och mål får vi också förutsättningarna till att optimera ytorna och öka trivseln."

Varför ska man mäta beläggningen? 

"För att optimera resurser och öka trivseln! Dels handlar det om att ineffektiva ytor fortfarande värms upp och förbrukar energi. Dels handlar det om att möta medarbetarnas behov och tillföra sådant som de saknar i dagsläget."

"De klassiska kontoren lever inte kvar i samma utsträckning. Det handlar inte längre om att ge medarbetarna en lokal, en lampa och ett skrivbord. Digitaliseringen och tekniken har skapat nya möjligheter, trender och förväntningar. Samtidigt har postpandemin kommit med nya normer, så som hybrida kontor och ökad flexibilitet. Genom att mäta beläggningsgraden och låta den bli en del av underlaget till en dimensioneringsplan och arbetsplatsstrategi, bidrar du till att skapa en arbetsplats som både nya som nuvarande medarbetare längtar till.", avslutar Heléne. 

Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på Castellum.

Smarta kontor

Är du redo för ett yteffektivt kontor? Börja med att mäta beläggningsgraden! Med vår tjänst Matilda kontorsanalys får du koll på hur kontorets ytor används, vilken kvalitet luften har och hur ni sänker kontorets elförbrukning. 

Få ett smartare kontor med Matilda

Mer att läsa

2023-01-08

5 fördelar med att mäta kontorets elförbrukning