Trender inom kontorsutveckling

Charlotte Vikström arbetar med utveckling av framgångsrika arbetsplatser. Omvärldsbevakning är en viktig del i uppdraget och här presenterar hon aktivitetsbaserade arbetsplatser och andra trender som är viktiga just nu.

Vilka trender är viktiga för framtidens kontorsarbetsplatser?

– Först och främst är det den mobila och smarta tekniken som gör att vi inte längre är bundna till en plats och vi hittar ständigt nya effektiva arbetssätt. Organisationer är dessutom i ständig och allt snabbare förändring eftersom omvärlden hela tiden ställer nya krav. Vi har också ett generationsskifte på arbetsmarknaden, samtidigt som vi lägger ökad vikt vid hållbarhetsfrågor – ekonomiska, ekologiska och sociala.

Hur påverkar teknikutvecklingen framtidskontoret?

– Idag kan vi göra vårt jobb oavsett var vi befinner oss. Arbete är inte längre att likställa med åtta timmars närvaro på en plats utan handlar om att utföra en uppgift och det kan ske var och när som helst. Arbete är något man gör – inte ett ställe man är på.

Om vi kan utföra vårt arbete var som helst, behöver vi då kontor?

– Jag tror inte att kontoret kommer att försvinna men jag tror att kontorets roll kommer att förändras. En viktig uppgift för kontoret är att vara en mötesplats, ett ställe där vi interagerar med andra och skapar vår plattform för organisationsutveckling.
Allt mer arbete sker idag i olika former av samarbeten och då behövs både fysiska och digitala platser som stödjer detta. Allt fler arbetsgivare förstår också kontorets roll som plattform för att bygga kultur och varumärke i organisationen, inte minst som ett konkurrensmedel i jakten på de bästa medarbetarna.

Vad betyder den nya generationens intåg på arbetsmarknaden för arbetsplatsens utveckling?

– Nya generationer kommer till arbetslivet med nya arbetssätt och framförallt nya sätt att kommunicera. Öppenhet, valfrihet, att ständigt vara online, nätverkande och kunskapsdelning är en naturlig del av deras vardag. Jag som växte upp på 80-talet hade länge en stereotyp bild av ett kontor. Min familj hade som många andra ett hemmakontor i gillestugan med skrivbord, hyllor och skrivmaskin. Jämför det med hur dagens föräldrar sitter i soffan och svarar på jobbmejl i mobilen. Detta påverkar förstås vilka förväntningar dagens unga har på sin arbetsplats.

Hur påverkar trenderna Castellums utveckling av kontorslösningar?

– Vi vill att våra hyresgäster ska bli framgångsrika i våra lokaler. Då måste vi våga tänka nytt och långsiktigt. För att möta den allt snabbare förändringstakten behöver vi flexibla kontorslösningar som lever, utvecklas och snabbt kan ställas om. Den mobila tekniken innebär att vi kan röra oss fritt och då kan vi skapa kontor med olika miljöer som på bästa sätt stöttar olika typer av arbetsuppgifter. Ett lokalprojekt handlar om så mycket mer än ljudabsorbenter och skärmar. Det handlar ytterst om människor; om beteenden, attityder och drömmar. På Castellum vill vi vara ett stöd för våra hyresgäster och tillsammans med ta ett grepp om helheten och hjälpa dem att framtidssäkra sin lokalinvestering.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser är på stark frammarsch. Vad är det?

– Det innebär att vi utformar arbetsplatsen efter var och hur medarbetarna vill arbeta för dagen. Vi utgår från vad man egentligen gör: pratar i telefon, sitter i möten, koncentrationsarbetar eller arbetar i projekt. Utifrån det skapas miljöer som möter de olika behoven. Resultatet blir ofta en kombination av exempelvis platser i öppna landskap för aktivt arbete, tysta rum och zoner för koncentrationsarbete, olika typer av mötesplatser för samarbete samt fåtöljer och soffor för mer avslappnat arbete.

– I ett aktivitetsbaserat kontor har man få eller inga fasta arbetsplatser. Det innebär att det finns en spännvidd när det gäller hur många som får plats. När man mäter beläggningsgraden i ett tjänsteproducerande företag så är den ofta kring 50 %. Om man överger tanken på att alla ska ha ett eget stort skrivbord med en stor förvaring bakom ryggen kan man frigöra utrymme för att skapa andra ytor som stöttar olika typer av arbete.

Vilka är fördelarna med aktivitetsbaserade arbetsplatser?

– Några av fördelarna är att ytorna kan nyttjas på ett effektivare sätt. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen är flexibel och kräver oftast inga ombyggnationer för att möta omorganisationer eller nyanställningar. Det finns fler typer av miljöer än i det traditionella kontoret. Vi människor är olika och vi har olika behov för att kunna prestera ett bra arbete. Medarbetarnas möjlighet att fritt välja mellan olika miljöer gynnar välmåendet. Att gå från det personliga till det gemensamma är en annan parameter som bidrar till samarbete och ökad kunskapsspridning. I det aktivitetsbaserade kontoret är det många som tar ut svängarna lite och nyttjar design, färg och form för att skapa en attraktiv arbetsmiljö med ett uttryck som profilerar verksamheten, det tycker jag är roligt och visar på ett nytänk som är uppfriskande.

Vilka är nackdelarna med aktivitetsbaserade arbetsplatser?

I ambitionen att blanda människor från olika avdelningar på kontoret finns risken att gamla gemenskaper rivs upp. Vissa upplever detta som otryggt. Teknikstrul som försvårar det mobila arbetssättet är en annan fälla. Och medarbetare som arbetar med mycket papper upplever ofta att det tar för mycket tid att städa undan varje dag. Omställningen är ibland stor, särskilt för medarbetare som har behov av trygghet och en ovana vid förändringar. Det är viktigt att ta oron på allvar och inte vifta bort den.

Vilken lösning är den bästa enligt Castellum?

Jag är övertygad om att varje arbetsplats måste göra sin alldeles egna förändringsresa. Det brukar inte bli lyckat om man tar genvägen och kopierar någon annans lösning rakt av. Därför förespråkar jag aldrig en viss lösning. Aktivitetsbaserat är bra för vissa, andra fungerar bäst i till exempel enskilda rum. Det vi på Castellum erbjuder våra kunder är kompetensen och vanan av olika sorters lokalprojekt. Vi hjälper till i hela förändringen och har resurser att genomföra alla aktiviteter som kan krävas för att skapa en framgångsrik arbetsplats.