Castellums behandling av dina personuppgifter

Castellum AB (”Castellum”) är mån om din integritet och att skydda de personuppgifter som vi behandlar om dig. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med Dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. I det följande beskrivs hur vi samlar in, behandlar och delar dina personuppgifter i samband med den relationen du har med Castellum som aktieägare eller som kontaktperson hos bolag som är aktieägare.

Vilka personuppgifter kommer att behandlas?

Castellum samlar in och behandlar följande uppgifter; namn, adress, telefonnummer, personnummer, aktieinnehav (direktägda eller förvaltarregistrerade), röstinnehav, aktieägarbiträde, aktieägarombud, matpreferenser samt eventuellt andra personuppgifter som du själv lämnar till oss i kommunikation med oss (dina ”personuppgifter”).

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Castellum behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera anmälningar till och genomförande av årsstämma (t.ex. för att undersöka om aktieinnehav är direktägda eller förvaltarregistrerade och vidta åtgärder med anledning därav, administrera årsstämman inklusive förtäring etc.) och för att kunna vidta de åtgärder som vi är skyldiga att vidta inom ramen för hantering av aktieboken (t.ex. för att kunna visa upp denna och den information som finns däri efter begäran från aktieägare). Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet, såsom delårsrapporter och årsredovisningar, om du har bett om att få sådana nyheter. Därutöver kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hantera kommunikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar och som i vissa fall kräver att vi vidtar ytterligare åtgärder beroende på vad ärendet rör. I vissa fall, där du är storägare i Castellum, behandlar vi även dina personuppgifter genom publicering av namn och aktieinnehav i delårsrapporter, i årsredovisningar, på hemsidan etc.

Vi kan även komma att i vissa fall vilja behandla dina personuppgifter genom publicering bild i delårsrapporter, i årsredovisningar, på hemsidan etc. Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter i sådant syfte kommer du att få särskild information om den personuppgiftsbehandlingen som det medför samt lämna särskilt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig och från Euroclear Sweden AB (som hanterar vår aktiebok).

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst. Antalet personer som har tillgång till dina personuppgifter är begränsat. Endast personer hos Castellum som behöver behandla personuppgifterna i enlighet med ändamålen ovan har tillgång till dina personuppgifter.

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer och andra samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning. De personuppgifter du lämnar till oss kan främst komma att delas med värdepapperscentralen Euroclear Sweden AB, samt våra IT-leverantörer, för att upprätthålla och underhålla våra IT-system.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter som behandlas för ditt deltagande vid årsstämman (såsom namn och matpreferenser) sparas i en månad efter avslutad årsstämma.

Uppgifter som behandlas om ditt ägande sparas för ägarhistorik i minst tio år enligt lag.

Uppgifter som behandlas för att hantera kommunikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar sparas så länge det är relevant i relation till det kommunikationen och ärendet rör.

Uppgifter som behandlas för att skicka nyheter till dig, sparas så länge du fortsatt önskar få sådana nyheter.

Uppgifter som publicerats i årsredovisning sparas i minst tio år.

Vad har Castellum för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter för att hantera anmälningar till och genomförande av årsstämma samt för hantering av aktieboken grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för dessa syften.

Behandlingen av dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig, för att administrera förtäring och hantera matpreferenser under årsstämman, eventuell publicering av uppgifter om dig i årsredovisning eller liknande, samt för att hantera de ärenden som du som aktieägare, eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare, själv initierar grundas på en s.k. intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen. Om de ärenden som du själv initierar kräver ytterligare åtgärder från vår sida kan det innebär att vi kommer utföra ytterligare personuppgiftsbehandling, vilket eventuellt kommer baseras på en annan legal grund än en intresseavvägning.

Såhär tänkte vi

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av kontaktuppgifter för att skicka nyheter eller inbjudningar till event till dig eller för att administrera förtäring och hantera matpreferenser under årsstämman är att hålla dig uppdaterad kring vad som händer i vår verksamhet och att hålla en fortsatt god relation med dig som aktieägare. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom det även ligger i ditt intresse att få rätt kost serverad under årsstämman samt att få information om det bolag som du själv, eller det bolag för vilket du agerar kontaktperson, äger aktier i.

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av personuppgifter i de ärenden som du som aktieägare, eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare, själv initierar är att möjliggöra en kommunikation med dig och att assistera dig i dessa ärenden. Castellum har även här vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom personuppgiftsbehandlingen sker på grund av det ärende som du själv initierat.

De personuppgifter som behandlas ovan är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Vad händer om du inte lämnar ut dina personuppgifter?

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att Castellum ska kunna kontakta dig och vidta ta åtgärder som anges ovan. Om uppgifterna som anges ovan, som samlats in från dig inte lämnas kan nämnda åtgärder inte vidtas av Castellum.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som Castellum behandlar om dig. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade och kan begära att personuppgifter raderas. Du har även rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära att behandlingen av personuppgifter begränsas.

Om du begär att Castellum ska begränsa eller radera dina personuppgifter kan det innebära att Castellum inte har möjlighet att vidta de åtgärder som anges ovan. Du har även rätt att begära ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format i syfte att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig (så kallad dataportabilitet).

Om du är missnöjd med hur Castellum behandlar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till tillsynsmyndigheten för Castellums personuppgiftsbehandling.

Castellum är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter. Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta Castellums dataskyddsteam på gdpr@castellum.se.

Kontaktuppgifter till Castellum:

Postadress: Castellum AB, org.nr 556475-5550, med adress Box 2269, 403 14 Göteborg