Hantering av personuppgifter - Aktieägare

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Castellum behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera anmälningar till och genomförande av årsstämma (t.ex. för att undersöka om aktieinnehav är direktägda eller förvaltarregistrerade och vidta åtgärder med anledning därav, administrera årsstämman inklusive förtäring etc.) och för att kunna vidta de åtgärder som vi är skyldiga att vidta inom ramen för hantering av aktieboken (t.ex. för att kunna visa upp denna och den information som finns däri efter begäran från aktieägare). Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet, såsom delårsrapporter och årsredovisningar, om du har bett om att få sådana nyheter. Därutöver kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att hantera kommunikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar och som i vissa fall kräver att vi vidtar ytterligare åtgärder beroende på vad ärendet rör. I vissa fall, där du är storägare i Castellum, behandlar vi även dina personuppgifter genom publicering av namn och aktieinnehav i delårsrapporter, i årsredovisningar, på webbplatsen etc.

Vi kan även komma att i vissa fall vilja behandla dina personuppgifter genom publicering av bild i delårsrapporter, i årsredovisningar, på webbplatsen etc. Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter i sådant syfte kommer du att få särskild information om den personuppgiftsbehandlingen som det medför samt lämna särskilt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig och från Euroclear Sweden AB (som hanterar vår aktiebok).

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst. Antalet personer som har tillgång till dina personuppgifter är begränsat. Endast personer hos Castellum som behöver behandla personuppgifterna i enlighet med ändamålen ovan har tillgång till dina personuppgifter.

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer som utför tjänster för vår räkning. De personuppgifter du lämnar till oss kan främst komma att delas med värdepapperscentralen Euroclear Sweden AB, myndigheter samt våra IT-leverantörer, för att upprätthålla och underhålla våra IT-system.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Uppgifter som behandlas om ditt ägande sparas för ägarhistorik i minst tio år enligt lag.

Uppgifter som behandlas för att hantera kommunikation med dig samt därtill relaterade ärenden som du som aktieägare eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare initierar sparas så länge det är relevant i relation till det kommunikationen och ärendet rör.

Uppgifter som behandlas för att skicka nyheter till dig, sparas så länge du fortsatt önskar få sådana nyheter.

Uppgifter som publicerats i årsredovisning sparas i minst tio år.

Vad har Castellum för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter för hantering av aktieboken grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för dessa syften.

Behandlingen av dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig, eventuell publicering av uppgifter om dig i årsredovisning eller liknande, samt för att hantera de ärenden som du som aktieägare, eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare, själv initierar grundas på en s.k. intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen. Om de ärenden som du själv initierar kräver ytterligare åtgärder från vår sida kan det innebära att vi kommer utföra ytterligare personuppgiftsbehandling, vilket eventuellt kommer baseras på en annan legal grund än en intresseavvägning.

För det fall vi begär matpreferenser, vilket kan utgöra personuppgifter om din hälsa som utgör en särskild kategori av personuppgifter, baserar vi behandlingen på samtycke. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

Så här tänkte vi

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av kontaktuppgifter för att skicka nyheter eller inbjudningar till event till dig är att hålla dig uppdaterad kring vad som händer i vår verksamhet och att hålla en fortsatt god relation med dig som aktieägare. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom det även ligger i ditt intresse att få information om det bolag som du själv, eller det bolag för vilket du agerar kontaktperson, äger aktier i.

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av personuppgifter i de ärenden som du som aktieägare, eller kontaktperson hos bolag som är aktieägare, själv initierar är att möjliggöra en kommunikation med dig och att assistera dig i dessa ärenden. Castellum har även här vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom personuppgiftsbehandlingen sker på grund av det ärende som du själv initierat.

De personuppgifter som behandlas ovan är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Vad händer om du inte lämnar ut dina personuppgifter?

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att Castellum ska kunna kontakta dig och vidta ta åtgärder som anges ovan. Om uppgifterna som anges ovan, som samlats in från dig inte lämnas kan nämnda åtgärder inte vidtas av Castellum.

Sker någon tredjelandsöverföring?

Castellum strävar efter att inte överföra uppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES. Om det ändå skulle uppstå ett behov av sådan överföring kommer Castellum att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas har du följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Mer information finns på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats: www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Rätt till information (registerutdrag)

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har dessutom rätt att få följande information:

1. ändamålet med behandlingen,
2. vilka typer av personuppgifter som behandlas,
3. vilka personuppgifterna har delats med, inklusive överföringar till tredjeland och vilka skyddsåtgärder som har vidtagits,
4. lagringsperiod,
5. dina rättigheter,
6. varifrån personuppgifterna kommer, och
7. om automatiserat beslutsfattande förekommer.

Om du begär tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig kommer du få en kopia på personuppgifterna. Eventuella extra kopior kan medföra en avgift baserat på administrativa kostnader. Om du begär personuppgifterna elektroniskt kommer vi normalt att tillhandahålla kopian av personuppgifterna i elektroniskt format, om inget annat önskas.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga personuppgifter som vi behandlar om dig. Beroende på ändamålet med behandlingen har du också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål raderar dina personuppgifter om:

1. uppgifterna inte längre är nödvändiga att behandla utifrån de ändamålen som uppgifterna samlades in,
2. du har återkallat ditt samtycke och behandlingen grundar sig på samtycke,
3. du invänder mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning och dina skäl att inte få uppgifterna behandlade väger tyngre är våra skäl att behandla personuppgifterna,
4. du har invänt mot direktmarknadsföring, 
5. behandlingen är olaglig, och
6. radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi har en rätt att neka din begäran om radering för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om uppgifterna raderas på din begäran har vi en skyldighet att informera dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till om att du har begärt att personuppgifterna raderas.  

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter begränsas.

Möjligheten till begränsning gäller om:

1. du bestrider personuppgifternas korrekthet (under tiden vi kontrollerar personuppgifternas korrekthet),
2. behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning,
3. vi inte längre behöver uppgifterna med du behöver dem för att för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
4. du har invänt mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning (under tiden som vi kontrollerar om våra skäl att behandla personuppgifterna väger tyngre än dina skäl att få uppgifterna raderade).

Om vi har begränsat behandlingen av dina uppgifter meddelar vi dig innan begränsningen av behandlingen upphör.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Om vi inte har ett skäl som väger tyngre än dina intressen får inte vi längre behandla dina personuppgifter efter en invändning.

Om du invänder mot direktmarknadsföring får inte vi längre behandla personuppgifterna för sådana ändamål.

Rätt till dataportabilitet

Om vår behandling av dina personuppgifter är automatiserad och grundar sig på samtycke eller avtal har du rätt att få ut uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har dessutom rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om det är möjligt har du rätt att begära att vi överför personuppgifterna direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

Kontaktuppgifter

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett sätt som står i strid med GDPR. Du hittar Integritetsskyddsmyndighetens kontaktuppgifter på www.imy.se.

Castellum AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta Castellums dataskyddsombud på dso.castellum@insatt.com.

Kontaktuppgifter till Castellum:

Castellum AB, org.nr 556475-5550, med postadress Box 2269, 403 14 Göteborg
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se