Hantering av personuppgifter - kommersiell hyresgäst

Vilka personuppgifter kommer att behandlas?

Castellum samlar in och behandlar följande uppgifter; namn, telefonnummer, adress, e-postadress, titel, roll, matpreferenser, firmatecknare, firmatecknares personnummer, eventuell ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss, inkomstuppgifter, krediter, kreditupplysning och skulder i förhållande till hyresgäster som är enskilda firmor, samt eventuellt passage-logg, passerkort / tag och material från kameraövervakning (dina ”personuppgifter”). I vissa situationer kan vi också komma att behandla personuppgifter rörande t.ex. omständigheter eller uppgifter som är relevanta för vår affärsrelation.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Castellum behandlar dina personuppgifter för att administrera vårt hyresförhållande med din arbetsgivare (t.ex. för att säkerställa fullgörande av åtaganden enligt vårt hyresavtal och för att skicka hyresavier), kommunicera med dig (t.ex. kring underhåll av fastigheten du arbetar i och liknande), för att utvärdera betalningsförmåga hos enskilda firmor, för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten genom t.ex. passagesystem och kameraövervakning samt för att utföra bolagsredovisning. Vänligen notera att kameraövervakning endast förekommer i vissa fastigheter och att det i sådana fall är tydligt angivet att kameraövervakning sker. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig (inklusive att för att administrera sådana event t.ex. vad gäller deltagare, förtäring och matpreferenser) samt för att skicka marknadsföring om våra egna, eller andra bolag inom Castellum-koncernens, produkter och tjänster som vi bedömer kan vara av intresse. Vidare kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till de av våra leverantörer och samarbetspartners som vi bedömer kan vara av intresse, för att de ska kunna skicka marknadsföring om sina produkter eller tjänster.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter vid marknadskommunikation så som publicering av inlägg, bilder, filmer etc. på sociala medier (t.ex. Facebook, LinkedIn och Instagram) samt för publicering av inlägg, bilder och filmer för internt bruk (t.ex. på vårt intranät). Om vi skulle vilja behandla dina personuppgifter i sådant syfte kommer du att få särskild information om den personuppgiftsbehandlingen som det medför samt lämna särskilt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för det syftet.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig. Uppgifter kan också komma att samlas in från din arbetsgivare. Vid kreditupplysning samlas information in från kreditupplysningsföretag. Uppgifter som kan kopplas till dig skapas även internt inom Castellum. Castellum kan även komma att uppdatera personuppgifterna för att se till att Castellum inte ska behandla utdaterade personuppgifter om dig. Uppdateringar av personuppgifterna kan exempelvis komma att ske med hjälp av Bisnode Sverige AB:s tjänster.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst. Endast personer hos Castellum har tillgång till dina personuppgifter och dessa kommer bara att behandlas i enlighet med ändamålen ovan.

Vi kan dock komma att dela dina personuppgifter med övriga bolag inom Castellum-koncernen i syfte att dela med oss av relevanta kontakter (t.ex. i marknadsföringssyfte) och att överföra kunskap om vad som framkommit i kommunikation med dig, följa upp strategifrågor, statistik kring kostnader etc. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer och andra samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning. De personuppgifter du lämnar till oss kan främst komma att delas med våra IT-leverantörer, för att upprätthålla och underhålla våra IT-system, samt våra revisorer och vår bank.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss tills de inte längre är nödvändiga med hänsyn till ändamålet för behandlingen, om det inte finns särskilda krav i lagstiftning som innebär att uppgifterna måste sparas längre. Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss enligt nedan;

• Personuppgifter som behandlas i bokföringssyfte (exempelvis utvärdering av betalningsförmåga hos enskild firma och underlag för bolagsredovisning) och skatteunderlag – åtta år efter hyresavtalets upphörande.
• Personuppgifter som behandlas via kommunikation med dig och för att administrera hyresgästförhållandet – sex månader efter hyresavtalets upphörande och godkänd besiktning.
• Personuppgifter som behandlas för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten genom t.ex. passagesystem – en månad (namn och passerkort / tag) efter hyresavtalets upphörande samt 1 vecka (passage-logg) efter insamlingsdatum.
• Eventuellt material från kameraövervakning – så länge uppgifterna är nödvändiga med hänsyn till ändamålet med övervakningen.
• Personuppgifter som behandlas för att administrera event – tre månader efter avslutat event.
• Personuppgifter som behandlas för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig eller marknadsföring – så länge du fortsatt är en kontaktperson hos vår hyresgäst.

Vad har Castellum för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter för att administrera vårt hyresförhållande med din arbetsgivare samt för att administrera passerkort/tag grundas på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalet med vår hyresgäst och kunna tillhandahålla hyresobjektet till denne.

Behandlingen av dina personuppgifter för att utföra bolagsredovisning grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för detta syfte.

Behandlingen av dina personuppgifter för att kommunicera med dig, för att utvärdera betalningsförmåga hos enskilda firmor, för att skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event till dig, för att lämna till utvalda leverantörer och samarbetspartners för att de ska kunna skicka marknadsföring, samt behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten grundas på en intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen.

Såhär tänkte vi

Castellums berättigade intresse vad gäller kommunikation med dig är att kunna kontakta dig i diverse frågor inom ramen för det förhållandet som föreligger mellan dig och Castellum, t.ex. för att kommunicera ut underhåll av fastigheten eller liknande information. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom de personuppgifter som behandlas inte kan anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen och det ligger även i ditt intresse att få relevant information. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Castellums berättigade intresse vad gäller utvärdering av betalningsförmåga hos enskilda firmor är att bevaka våra intressen innan vi påbörjar en affärsrelation. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att Castellum har ett starkt intresse av att behandla dessa uppgifter för att skydda sin verksamhet.. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakningen av fastigheten är att förhindra att obehöriga personer får tillgång till fastigheten samt förhindra skadegörelse eller liknande. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att det är väldigt få personer inom Castellum som har tillgång till dessa uppgifter att den risken ändå är begränsad. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av kontaktuppgifter för att skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event till dig samt att skicka kontaktuppgifter till utvalda leverantörer och samarbetspartner för att de ska kunna skicka marknadsföring, är att hålla dig uppdaterad kring vad som händer i vår verksamhet samt för att underhålla den affärsförbindelse som skapats och hålla en fortsatt god relation med dig som kontaktperson för vår hyresgäst. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom du i din yrkesroll, bör kunna förvänta dig att vissa uppgifter behandlas i ovan nämnda syften. De personuppgifter som behandlas kan inte anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Dina personuppgifter behandlas även när vi sparar underlag för t.ex. vår bokföring (exempelvis alla betalningar) och skatteunderlag. Denna behandling grundas på vår skyldighet att fullgöra våra rättsliga förpliktelser.

Vad händer om du inte lämnar ut dina personuppgifter?

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att Castellum ska kunna kontakta dig och vidta ta åtgärder som anges ovan. Om uppgifterna som anges ovan, som samlats in från dig inte lämnas kan nämnda åtgärder inte vidtas av Castellum.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som Castellum behandlar om dig. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade och kan begära att personuppgifter raderas. Du har även rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära att behandlingen av personuppgifter begränsas.

Om du begär att Castellum ska begränsa eller radera dina personuppgifter kan det innebära att Castellum inte har möjlighet att vidta de åtgärder som anges ovan. Du har även rätt att begära ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format i syfte att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig (så kallad dataportabilitet).

Om du är missnöjd med hur Castellum behandlar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till tillsynsmyndigheten för Castellums personuppgiftsbehandling.

Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta Castellums dataskyddsteam på gdpr@castellum.se.

Personuppgiftsansvar och kontaktuppgifter till Castellum

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är det bolag enligt listan nedan som hör till den region i vilken fastigheten som ditt företag hyr lokal i ligger;

• Castellum Mitt AB; org.nr 556121-9089, med adress Box 1824, 701 18 Örebro
• Castellum Stockholm AB; org.nr. 556002-8952, med adress Box 1084, 101 39 Stockholm
• Castellum Väst AB; org.nr. 556122-3768, med adress Box 8725, 402 75 Göteborg
• Castellum Öresund AB; org.nr. 556476-7688, med adress Box 3158, 200 22 Malmö
• Castellum Mälardalen AB, org.nr. 559292-6678, med adress Box 1187, 721 29 Västerås