Hantering av personuppgifter - Privatperson

Vilka personuppgifter kommer att behandlas?

Castellum samlar in och behandlar följande uppgifter; namn, adress, telefonnummer, bankkontonummer, e-postadress, personnummer, fordon – registreringsnummer, inkomstuppgifter, lön, lägenhetsnummer, passage-logg, passerkort/tag, kreditupplysningar, eventuellt material från kameraövervakning, hyrestid, reparation och underhåll, andrahandsuthyrning, felanmälningar, betalningshistorik samt ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss (dina ”personuppgifter”).

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Castellum behandlar dina personuppgifter för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen (t.ex. för att skicka hyresavier och ta emot betalningar), kommunicera med dig (t.ex. kring underhåll av fastigheten du bor i eller garaget/bilplatsen du nyttjar och liknande), för att kunna skicka relevanta nyheter kring vår verksamhet till dig, för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten/garaget genom t.ex. passagesystem och kameraövervakning, för att kunna skicka uppgifter om dig till polisen vid händelse som rör ditt hyres- eller nyttjanderättsförhållande, till delgivningsman för att delge uppsägning eller annan hyresvärd för att kunna genomföra ett lägenhetsbyte om det är aktuellt samt för att utföra bolagsredovisning. Vänligen notera att kameraövervakning endast förekommer i vissa fastigheter och att det i sådana fall är tydligt angivet att kameraövervakning sker.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig, från din arbetsgivare och från kreditupplysningsföretag. Castellum kan även inhämta uppgifter från annan hyresvärd vid lägenhetsbyte. Uppgifter som kan kopplas till dig skapas även internt inom Castellum. Castellum kan även komma att uppdatera personuppgifterna för att se till att Castellum inte ska behandla utdaterade personuppgifter om dig. Uppdateringar av personuppgifterna kan exempelvis komma att ske genom Statens personadressregister (SPAR).

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst. Endast personer hos Castellum har tillgång till dina personuppgifter och dessa kommer bara att behandlas i enlighet med ändamålen ovan.

Vi kan dock komma att dela dina personuppgifter med övriga bolag inom Castellum-koncernen i syfte att överföra kunskap om vad som framkommit i kommunikation med dig, följa upp strategifrågor, statistik kring kostnader etc. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer och andra samarbetspartners som utför tjänster för vår räkning. De personuppgifter du lämnar till oss kan främst komma att delas med IT-leverantörer, för att upprätthålla och underhålla våra IT-system, med våra revisorer och vår bank, med adressleverantörer för att uppdatera dina personuppgifter när så är nödvändigt, samt med annan hyresvärd, polis och delgivningsman.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss enligt nedan;

• Personuppgifter som behandlas för att kommunicera med dig – 1 månad efter hyres- eller bilplatsavtalets upphörande,
• Personuppgifter som behandlas för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen – 8 år efter hyres- eller bilplatsavtalets upphörande,
• Personuppgifter som behandlas för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten – 1 månad efter hyresavtalets upphörande (passerkort/tag samt namn) samt 1 vecka efter hyresavtalets upphörande (passage-logg).
• Eventuellt material från kameraövervakning – så länge uppgifterna är nödvändiga med hänsyn till ändamålet med övervakningen.

Vad har Castellum för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen samt behandlingen av passerkort/tag grundas på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalet med dig och kunna tillhandahålla hyres- respektive nyttjanderättsobjektet till dig.

Behandlingen av dina personuppgifter för att utföra bolagsredovisning grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för detta syfte.

Behandlingen av dina personuppgifter för att kommunicera med dig, för att kunna skicka uppgifter om dig till polis, delgivningsman eller annan hyresvärd om det är aktuellt, behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten/garaget grundas på en intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen.

Såhär tänkte vi

Castellums berättigade intresse vad gäller översändande av uppgifter om dig till annan hyresvärd och övrig kommunikation med dig är att tillhandhålla service till dig samt att kunna kontakta dig i diverse frågor inom ramen för det förhållandet som föreligger mellan dig och Castellum, t.ex. för att kommunicera ut underhåll av fastigheten/garaget/bilplatsen eller liknande information, samt att tillhandahålla relevanta nyheter kring vår verksamhet till dig. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom de personuppgifter som behandlas inte kan anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen och det ligger även i ditt intresse att få relevant information samt att kunna genomföra ett lägenhetsbyte med annan hyresvärd.

Castellums berättigade intresse vad gäller översändande av information om dig till delgivningsman eller polis, behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten/garaget är att skydda Castellums affärsverksamhet och att förhindra att obehöriga personer får tillgång till fastigheten/garaget samt förhindra skadegörelse eller liknande. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att det är väldigt få personer inom Castellum som har tillgång till dessa uppgifter att den risken ändå är begränsad. Vidare gör Castellum bedömningen att Castellums intresse att kunna göra denna behandling väger väldigt tungt.

Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Vad händer om du inte lämnar ut dina personuppgifter?

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att Castellum ska kunna vidta de åtgärder som anges ovan. Om uppgifterna som anges ovan, som samlats in från dig inte lämnas kan nämnda åtgärder inte vidtas av Castellum.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter som Castellum behandlar om dig. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade och kan begära att personuppgifter raderas. Du har även rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära att behandlingen av personuppgifter begränsas.

Om du begär att Castellum ska begränsa eller radera dina personuppgifter kan det innebära att Castellum inte har möjlighet att vidta de åtgärder som anges ovan. Du har även rätt att begära ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format i syfte att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig (så kallad dataportabilitet).

Om du är missnöjd med hur Castellum behandlar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till tillsynsmyndigheten för Castellums personuppgiftsbehandling.

Castellum är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta Castellums dataskyddsteam på gdpr@castellum.se.

Personuppgiftsansvar och kontaktuppgifter till Castellum

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är det bolag enligt listan nedan som hör till den region i vilken fastigheten/garaget/bilplatsen finns.

• Castellum Mitt AB; org.nr 556121-9089, med adress Box 1824, 701 18 Örebro
• Castellum Stockholm AB; org.nr. 556002-8952, med adress Box 1084, 101 39 Stockholm
• Castellum Väst AB; org.nr. 556122-3768, med adress Box 8725, 402 75 Göteborg
• Castellum Öresund AB; org.nr. 556476-7688, med adress Box 3158, 200 22 Malmö
• Castellum Mälardalen AB, org.nr. 559292-6678, med adress Box 1187, 721 29 Västerås