Hantering av personuppgifter - Privatperson

Vilka personuppgifter kommer att behandlas?

Castellum samlar in och behandlar följande personuppgifter; namn, adress, telefonnummer, bankkontonummer, e-postadress, personnummer, fordon – registreringsnummer, inkomstuppgifter, lön, anställningsintyg, referenser, lägenhetsnummer, passage-logg, passerkort/tag, kreditupplysningar, eventuellt material från kameraövervakning, hyrestid, reparation och underhåll, andrahandsuthyrning, felanmälningar, betalningshistorik, eventuella uppgifter om förvaltare eller god man, beslut från socialnämnden vid särskilt boende eller gruppboende, antagningsbesked och kårmedlemskap vid studentbostad samt ytterligare information som kan komma att lämnas av dig i samband med kommunikation med oss (dina ”personuppgifter”).

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Castellum behandlar dina personuppgifter för att handlägga ansökan om bostad och för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen (t.ex. för att skicka hyresavier och ta emot betalningar), kommunicera med dig (t.ex. kring underhåll av fastigheten du bor i eller garaget/bilplatsen du nyttjar och liknande), för att kunna skicka relevanta nyheter kring vår verksamhet till dig, för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten/garaget genom t.ex. passagesystem och kameraövervakning, när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk (t.ex. om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten) för att kunna skicka uppgifter om dig till polisen vid händelse som rör ditt hyres- eller nyttjanderättsförhållande, till delgivningsman för att delge uppsägning eller annan hyresvärd för att kunna genomföra ett lägenhetsbyte om det är aktuellt, beslut från socialnämnden till stöd för att särskilt boende eller gruppboende är berättigat, antagningsbesked och kårmedlemskap till stöd för att studentbostad är berättigad samt för att utföra bolagsredovisning. Vid förvaltare eller god man används deras personuppgifter för ovan nämnda ändamål. Vänligen notera att kameraövervakning endast förekommer i vissa fastigheter och att det i sådana fall är tydligt angivet att kameraövervakning sker.

Varifrån hämtar vi personuppgifter?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig, från din arbetsgivare, från myndigheter och från kreditupplysningsföretag. Castellum kan även inhämta uppgifter från annan hyresvärd vid lägenhetsbyte. Uppgifter som kan kopplas till dig skapas även internt inom Castellum. Castellum kan även komma att uppdatera personuppgifterna för att se till att Castellum inte ska behandla utdaterade personuppgifter om dig. Uppdateringar av personuppgifterna kan exempelvis komma att ske genom Statens personadressregister (SPAR).

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot bl.a. förlust och obehörig åtkomst. Endast personer hos Castellum har tillgång till dina personuppgifter och dessa kommer bara att behandlas i enlighet med ändamålen ovan.

Vi kan dock komma att dela dina personuppgifter med övriga bolag inom Castellum-koncernen i syfte att överföra kunskap om vad som framkommit i kommunikation med dig, följa upp strategifrågor, statistik kring kostnader etc. Vi kan också komma att dela dina personuppgifter med våra leverantörer som utför tjänster för vår räkning. Därutöver kan vi komma att dela dina personuppgifter för att kunna genomföra enkäter, evenemang och marknadsföring eller för att kunna administrera hyresavtalet och annan dokumentation. De personuppgifter du lämnar till oss kan främst komma att delas med IT-leverantörer, för att upprätthålla och underhålla våra IT-system, med våra revisorer och vår bank, med adressleverantörer för att uppdatera dina personuppgifter när så är nödvändigt, samt med annan hyresvärd, polis och delgivningsman.  Dina personuppgifter kan också behöva delas med myndigheter, försäkringsbolag, säkerhetsbolag, parkeringsbolag, samverkansorgan och inkassobolag.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas och behandlas av oss enligt nedan;

• Personuppgifter som behandlas vid ansökan om bostad och som samlats in för att godkänna dig som hyresgäst bevaras inte. Om vi inte kan godta dig som hyresgäst bevaras dock dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
• Personuppgifter som behandlas för att kommunicera med dig, god man eller förvaltare – 1 månad efter hyres- eller bilplatsavtalets upphörande,
• Personuppgifter som behandlas för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen – 8 år efter hyres- eller bilplatsavtalets upphörande,
• Personuppgifter som behandlas för att säkerställa att endast behöriga personer har tillgång till fastigheten – 1 månad efter hyresavtalets upphörande (passerkort/tag samt namn) samt 1 vecka efter hyresavtalets upphörande (passage-logg).
• Eventuellt material från kameraövervakning – så länge uppgifterna är nödvändiga med hänsyn till ändamålet med övervakningen.
• Personuppgifter som behandlas för att administrera event  – raderas normalt inom 30 dagar efter avslutat event.
• Personuppgifter som behandlas för att skicka nyheter om vår verksamhet eller inbjudningar till event till dig eller marknadsföring – så länge du fortsatt är vår hyresgäst.

Vad har Castellum för rätt att behandla dina personuppgifter?

Behandlingen av dina personuppgifter avseende kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som samlats in för att godkänna dig som hyresgäst grundas på en intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen. 

Behandlingen av dina personuppgifter för att administrera hyresgäst- respektive nyttjanderättsrelationen samt behandlingen av passerkort/tag och för att tillvarata rättsliga anspråk grundas på att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla avtalet med dig och kunna tillhandahålla hyres- respektive nyttjanderättsobjektet till dig.
Behandlingen av dina personuppgifter för att utföra bolagsredovisning grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla dina personuppgifter för detta syfte.

Behandlingen av dina personuppgifter för att kommunicera med dig, för att kunna skicka uppgifter om dig till polis, delgivningsman, försäkringsbolag, säkerhetsbolag, parkeringsbolag, samverkansorgan, inkassobolag eller annan hyresvärd om det är aktuellt, för att kunna skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event, behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten/garaget grundas på en intresseavvägning. Castellum anser sig ha rätt att behandla dina personuppgifter eftersom behandlingen är nödvändig för ändamål som rör Castellums berättigade intressen.

Behandling av personuppgifter avseende god man eller förvaltare grundas på att vi är skyldiga enligt lag att behandla personuppgifter för detta syfte.

För det fall vi begär matpreferenser, vilket kan utgöra personuppgifter om din hälsa som utgör en särskild kategori av personuppgifter, baserar vi behandlingen på samtycke. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

Så här tänkte vi

Castellums berättigade intresse vad gäller översändande av uppgifter om dig till annan hyresvärd och övrig kommunikation med dig är att tillhandhålla service till dig samt att kunna kontakta dig i diverse frågor inom ramen för det förhållandet som föreligger mellan dig och Castellum, t.ex. för att kommunicera ut underhåll av fastigheten/garaget/bilplatsen eller liknande information, samt att tillhandahålla relevanta nyheter kring vår verksamhet till dig. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad eftersom de personuppgifter som behandlas inte kan anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen och det ligger även i ditt intresse att få relevant information samt att kunna genomföra ett lägenhetsbyte med annan hyresvärd.

Castellums berättigade intresse vad gäller översändande av information om dig till delgivningsman, polis, försäkringsbolag, säkerhetsbolag, parkeringsbolag, samverkansorgan, inkassobolag, behandlingen av passage-logg samt eventuell övrig övervakning av fastigheten/garaget är att skydda Castellums affärsverksamhet och att förhindra att obehöriga personer får tillgång till fastigheten/garaget samt förhindra skadegörelse eller liknande. Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av dina personuppgifter avseende kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som samlats in för att godkänna dig som hyresgäst är att skydda Castellums affärsverksamhet. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling av dina personuppgifter skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att det finns en risk för integritetskränkning, men att användningen av uppgifterna är så begränsad och att det är väldigt få personer inom Castellum som har tillgång till dessa uppgifter att den risken ändå är begränsad. Vidare gör Castellum bedömningen att Castellums intresse att kunna göra denna behandling väger väldigt tungt.

Castellums berättigade intresse vad gäller behandlingen av kontaktuppgifter för att skicka nyheter, marknadsföring eller inbjudningar till event till dig samt att skicka kontaktuppgifter till utvalda leverantörer för att de ska kunna skicka marknadsföring, är att hålla dig uppdaterad kring vad som händer i vår verksamhet samt för att hålla en fortsatt god relation med dig som hyresgäst. Castellum har vägt sitt berättigade intresse mot den eventuella integritetskränkning Castellums behandling skulle kunna innebära. Castellum gör bedömningen att risken för integritetskränkning är begränsad då de personuppgifter som behandlas kan inte anses vara särskilt integritetskänsliga personuppgifter. De personuppgifter som behandlas är också begränsade till vad som behövs för att fullgöra ändamålen med personuppgiftsbehandlingen. Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Castellum gör därför bedömningen att Castellums intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre och har rätt att behandla personuppgifterna efter denna intresseavvägning.

Vad händer om du inte lämnar ut dina personuppgifter?

Att du tillhandahåller de personuppgifter som anges ovan är nödvändigt för att Castellum ska kunna vidta de åtgärder som anges ovan. Om uppgifterna som anges ovan, som samlats in från dig inte lämnas kan nämnda åtgärder inte vidtas av Castellum.

Sker någon tredjelandsöverföring?

Castellum strävar efter att inte överföra uppgifter till ett land eller bolag placerat utanför EU/EES. Om det ändå skulle uppstå ett behov av sådan överföring kommer Castellum att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas har du följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Mer information finns på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats www.imy.se/privatperson/dataskydd/dina-rattigheter/.

Rätt till information (registerutdrag)

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har dessutom rätt att få följande information:

1. ändamålet med behandlingen,
2. vilka typer av personuppgifter som behandlas,
3. vilka personuppgifterna har delats med, inklusive överföringar till tredjeland och vilka skyddsåtgärder som har vidtagits,
4. lagringsperiod,
5. dina rättigheter,
6. varifrån personuppgifterna kommer, och
7. om automatiserat beslutsfattande förekommer.

Om du begär tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig kommer du få en kopia på personuppgifterna. Eventuella extra kopior kan medföra en avgift baserat på administrativa kostnader. Om du begär personuppgifterna elektroniskt kommer vi normalt att tillhandahålla kopian av personuppgifterna i elektroniskt format, om inget annat önskas.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga personuppgifter som vi behandlar om dig. Beroende på ändamålet med behandlingen har du också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.

Rätt till radering

Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål raderar dina personuppgifter om:

1. uppgifterna inte längre är nödvändiga att behandla utifrån de ändamålen som uppgifterna samlades in,
2. du har återkallat ditt samtycke och behandlingen grundar sig på samtycke,
3. du invänder mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning och dina skäl att inte få uppgifterna behandlade väger tyngre är våra skäl att behandla personuppgifterna,
4. du har invänt mot direktmarknadsföring,
5. behandlingen är olaglig, och
6. radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi har en rätt att neka din begäran om radering för att kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Om uppgifterna raderas på din begäran har vi en skyldighet att informera dem som vi eventuellt har lämnat ut uppgifterna till om att du har begärt att personuppgifterna raderas.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter begränsas.

Möjligheten till begränsning gäller om:

1. du bestrider personuppgifternas korrekthet (under tiden vi kontrollerar personuppgifternas korrekthet),
2. behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning,
3. vi inte längre behöver uppgifterna med du behöver dem för att för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
4. du har invänt mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning (under tiden som vi kontrollerar om våra skäl att behandla personuppgifterna väger tyngre än dina skäl att få uppgifterna raderade).

Om vi har begränsat behandlingen av dina uppgifter meddelar vi dig innan begränsningen av behandlingen upphör.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot behandling av personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Om vi inte har ett skäl som väger tyngre än dina intressen får inte vi längre behandla dina personuppgifter efter en invändning.

Om du invänder mot direktmarknadsföring får inte vi längre behandla personuppgifterna för sådana ändamål. 

Rätt till dataportabilitet

Om vår behandling av dina personuppgifter är automatiserad och grundar sig på samtycke eller avtal har du rätt att få ut uppgifterna i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har dessutom rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om det är möjligt har du rätt att begära att vi överför personuppgifterna direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

Personuppgiftsansvar och kontaktuppgifter

Du har rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett sätt som står i strid med GDPR. Du hittar Integritetsskyddsmyndighetens kontaktuppgifter på www.imy.se.

Om du har några frågor kring hur dina personuppgifter behandlas är du välkommen att kontakta Castellums dataskyddsombud på dso.castellum@insatt.com.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är det bolag enligt listan nedan som hör till den region i vilken fastigheten/garaget/bilplatsen finns. Om du har ett avtalsförhållande med ett Kungsleden-bolag är det Kungsleden AB som är personuppgiftsansvarig. Begreppet ”Castellum” i detta dokument innefattar även Kungsleden-bolagen.

Castellum Mitt AB; org.nr 556121-9089
Adress: Box 1824, 701 18 Örebro
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se

Castellum Stockholm AB; org.nr. 556002-8952
Adress: Box 70414, 107 25 Stockholm.
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se

Castellum Väst AB; org.nr. 556122-3768
Adress: Box 8725, 402 75 Göteborg.
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se

Castellum Öresund AB; org.nr. 556476-7688
Adress: Box 3158, 200 22 Malmö.
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se

Castellum Mälardalen AB, org.nr. 559292-6678
Adress: Box 1187, 721 29 Västerås.
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se

Kungsleden AB; org.nr 556545-1217
Adress: Box 70414, 107 25 Stockholm
Telefonnummer: 08-503 052 00
E-post: gdpr@castellum.se