Kontoret om fem år

Kontorsvärlden är i stark förändring, påverkad av pandemin och utmanad av nya förväntningar från hyresgäster, medarbetare och potentiella medarbetare. Så hur ser arbetsplatsen i framtiden? Vi gav spåkulan till Castellums arbetsplatsstrateg Heléne Lidström som framtidsspanar kring hur ett kreativt och kulturbyggande kontor kan se ut om fem år.

Året är alltså 2027. Sverige är nyblivna världsmästare i fotboll, Elvis dödsattest har slutligen gjorts offentlig, Sagrada Familia i Barcelona är färdigbyggd och både Pernilla Wahlgren och Rutger Arnhult fyller 60.

Och på kontoret har dagens 60-åringar checkat ut och ersatts av dagens tonåringar.

Heléne Lidström skärper blicken och lutar sig framåt:

”Om fem år är distansarbete och flexibilitet lika lite en fluga som internet var på Ines Uusmans tid. Arbete är inte längre en plats, det är något vi gör. Och vi har dragit lärdomar från åren med pandemi och restriktioner, både som individer och företag. Så långt ser det bra ut.”

2027 har de flesta – men inte alla – företag har lyckats vända utmaningarna från pandemin till framtidens fördelar. Innovation och kreativitet har gjort comeback i takt med att kontoret gjorts mer attraktivt och lockande. Även den psykiska ohälsan har minskat på de arbetsplatser där den hanterats klokt och proaktivt.

”Vägen tillbaka från köksbordet till skrivbordet var inte enkel för alla, men de flesta tycks ha klarat återgången bra. Mycket tack vare att företagen tagit sig i kragen och åstadkommit det man pratat om, arbetsplatser att längta till i miljöer som upplevs attraktiva,” säger Helene och ger guldstjärna till de ledningsgrupper som i dialog med medarbetare tagit fram en riktning för verksamhetens utveckling och arbetsplatsens roll.

Under och strax efter pandemin gick diskussionens vågor höga om kontorets funktion och betydelse. Vinnare blev sällan de som prutade på kvadratmeter och lät personalen lösa sin egen arbetssituation, utan de som lyhört utgick från vilka faktiska behov som kontoret behöver svara upp emot. Fler informella och sociala ytor, fler smårum för möten och fokusering, smartare digitala lösningar och allmänt skönare inredning ingick i det vinnande konceptet.

”En viktig sak har varit att inte bara ta hänsyn till de medarbetare som befinner sig på kontoret, utan även de som inte fysiskt är närvarande i rummet. Att säkerställa att de fått känna sig lika delaktiga och inkluderade har krävt både ledarskap, kultur och teknik. En tung men viktig investering,” konstaterar Helene.

De mest framgångsrika kontoren om fem år har också lyckats göra arbetsplatsen till kulturbärare och symbol för verksamheten, och som en plats för gemensamma ritualer. Kontorets utformning och läge skickar signaler, både internt och externt.

”Vänta! Nu ser jag något verkligt intressant och glädjande,” utropar Heléne. ”Det verkar som att väldigt många har klarat att integrera hälsa och välmående när de utformat sina arbetsplatser, både fysiskt och digitalt. Bilden är lite suddig men jag tror att det är självaste VD:n som står på ett löpband och jobbar! Det är ledarskap på riktigt!”

Många organisationer tog alltså fasta på att välmående medarbetare är en av de viktigaste faktorerna för att skapa en framgångsrik organisation med helhetstänk kring ledarskap, medarbetarskap och självledarskap. Ledordet hållbarhet fick sig en knäck när pandemin övertrumfades av kriget i Ukraina, men 2027 återspeglas hållbarhet i planeringen av många kontor. Det illustreras ibland så enkelt som att antalet skrivbord styrs av verklighetens villkor och inte av förlegade normer.

”Härligt att se,” kommenterar Heléne. ”Vi lägger faktiskt hälften av vår arbetstid på samarbete. Då är det ju inte hållbart att varje medarbetare ska ha sitt eget skrivbord, det är bara slöseri med resurser.”

Samma observation gäller ökad delningsekonomi på kontorsnivå, kanske främst synlig i form av framgångarna för coworking. 2027 har många större företag valt att dela kontor antingen i coworking eller gått samman med andra organisationer där man sett värdet av att samarbeta. Att betala för kontorslokaler som gapar tomma stora delar av veckans alla timmar är bara sååå 2021…

Heléne ser en viktig förklaring till varför kontoret om fem år är en bättre plats än idag. Det handlar om en medveten satsning på processer och strukturer som får förändringen att hända.

”Vi kan inte längre förlita oss på att kunskapsöverföring och relationsbyggande sker av sig självt. Kommunikationen mellan chef och anställd blir än viktigare, med tydliga mål och förväntningar och tätare avstämningar för att fånga upp både välmående och prestationer. Det ger medarbetare möjlighet att växa och utvecklas.”

Den kanske största skillnaden på fem års sikt är tekniska landvinningar i kontorets värld.

Tekniken för att möjliggöra det flexibla arbetssättet har funnits länge. Utmaningen är att våra beteenden tar längre tid att förändra. Pandemin bidrog till enorma sjumilakliv i vår digitala teknikanvändning. Men det finns inte någon universalmodell, och år 2027 har varje organisation hittat sin egen lösning att integrera teknik i sin verksamhet.

Om fem år har många företag i frontlinjen förverkligat den virtuella värld som idag oftast betraktas som science fiction, det så kallade metaversum. Parallellt med det fysiska kontoret jobbar medarbetarna i virtuella miljöer där man agerar som avatarer.

I klartext betyder det att man sitter vid sin dator med särskild utrustning som VR-glasögon eller liknande. På plats i virtuella mötesrum kan man träffa kollegor som kan befinna sig var som helst på jorden. Man pratar, bollar idéer, tar beslut och jobbar precis som vanligt – fast i en digital imitation av vanlig verklighet. 2027 har många organisationer tagit det hybrida arbetslivet till en helt ny nivå genom att klona sina fysiska kontor som tvillingar i metaversum.

”Det går inte att ta sig mot framtiden med förbundna ögon. En modern och attraktiv arbetsgivare vågar testa och utforska det nya, oavsett om det handlar om teknik, ledarskap eller den fysiska arbetsplatsen. Det viktiga är att ha en tydlig plan och en vilja att röra sig framåt,” summerar Heléne Lidström sin framtidsspaning.

Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på Castellum

Läs mer om framtidens arbetsliv