Nya arbetssätt efter pandemiåren har lett till att många företag funderar över hur de bäst utformar sina lokaler. Ska man ha kontorslandskap, egna rum, teamsrum, kreativa ytor, mer distansarbete eller kanske flytta till coworking? Med en tydlig arbetsplatsstrategi hittar du rätt riktning för just din verksamhet.
– För att skapa en framgångsrik arbetsplats behövs en arbetsplatsstrategi som grundar sig i både ledningens strategiska riktning och en ordentlig kartläggning av behoven, säger Heléne Lidström, Castellums egna arbetsplatsexpert.
En arbetsplatsstrategi är ledningens svar på hur de planerar att skapa en framgångsrik medarbetarupplevelse. Enligt Heléne består arbetsplatsstrategin av tre delar: en tydlig riktning från ledning, kartläggning av behoven och det externa perspektivet.
1. En tydlig riktning från ledningen
Det är viktigt att det finns förståelse i högsta ledningen och att det avsätts tid, resurser och utses ett tydligt ägarskap.
– Ledningen behöver enas om en konkret och tydlig riktning som ligger till grund för hur man utformar både arbetsplats och arbetssätt. För att komma fram till riktningen behövs dialog och diskussion i en eller ibland flera workshops, beroende på hur enig ledningen är, säger Heléne.
2. Kartläggning av behoven
Genom att identifiera olika funktioners och individers behov får ledningen relevant kunskap som hjälper dem att utforma strategin.
– Det kan ske genom till exempel enkäter, intervjuer, workshops och referensgrupper. Det är även bra att komplettera med en beläggningsmätning som mäter hur kontorsmiljöerna används, ibland kan uppfattningen om hur man använder arbetsplatsen skilja sig mot hur vi de facto använder den. Det blir ofta tydligt när man gör en beläggningsmätning vilket är värdefull fakta för att fatta rätt beslut om riktningen framåt.
– I kartläggningen är det viktigt att förstå att det finns medarbetare med olika behov, och att utifrån det identifiera hur stor andel de olika grupperna utgör. Allt handlar om att ställa de rätta frågorna och utgå ifrån hur vi bäst skapar värde för verksamheten, kunderna och medarbetarna.
Leesmans undersökning med närmare 1.000.000 respondenter i databasen, visar att en flexibel miljö med hög variation är den kontorsmiljö som bäst stödjer medarbetarnas behov av såväl individuellt arbete som samarbete, när medarbetarna själva får utvärdera hur de upplever hur väl den miljö dom arbetar i stödjer deras behov.
3. Det externa perspektivet
Den tredje delen i arbetsplatsstrategin handlar om att lära sig av andra organisationer och verksamheter och ta del av studier och forskning.
– Jag upplever att de allra flesta organisationer har ett stort fokus på att skapa hållbara arbetsplatser. Idag finns det mycket forskning att tillgå på hur vi kan skapa miljöer som bidrar till att både kroppen och knoppen mår bra och därmed också kan prestera på topp.
– Ett annat bra och konkret sätt att lära är att göra studiebesök hos andra organisationer för att ta del av hur de utformat sina arbetssätt och arbetsplatser. Det finns även mycket forskning att ta del av. Jag rekommenderar såklart att ta del av insikterna från Castellums årliga rapport Framtidens arbetsliv.
Helénes 5 bästa tips för en lyckad arbetsplatsstrategi
- Ledningens engagemang
- Avsätta tid och resurser
- Involvera medarbetarna
- Var lyhörd och lär från andra
- Mod, våga utmana gamla sanningar, testa utforska och utvärdera. Det är så vi lär oss. Det finns inget facit. Varje organisation måste hitta sin väg.
Guiden till ditt nästa kontor
Funderar du på att byta kontor eller hur du kan anpassa dagens lokaler för framtiden? Vår kontorsguide hjälper dig att kartlägga behoven, så att vi tillsammans kan göra ert kontor till den där perfekta arbetsplatsen som dina medarbetare längtar till.
Vill du veta mer om framtidens arbetsliv?
Castellum har sedan 2020 tagit tempen på svenska kontorsarbetares önskemål och förväntningar på arbetslivet och kontoret som arbetsplats. Årets rapport är full av fakta, överraskningar och aha-upplevelser för dig som vill veta mer om vad som krävs för att attrahera framtidens arbetskraft och bygga den där optimala arbetsplatsen som alla längtar till.
